Zasada odpowiedzialności za kontrolę

Kontrolę może sprawować wyłącznie kierownik odpowiedzialny za wykonywanie planu. Ponieważ z delegowania uprawnień i zadań wynika, że kierownik odpowiedzialny jest za pewną pracę, logiczne jest, aby on właśnie kontrolował tę pracę. Jego odpowiedzialności nie można pominąć czy odwołać bez zmian w strukturze organizacyjnej. Ta prosta zasada wyjaśnia źle niejednokrotnie rozumianą rolę kontrolerów i komórek kontrolnych. Komórki te mogą działać na zasadzie sztabu czy usług i przekazywać informacje kontrolne kierownikom, nie mogą jednak sprawować kontroli bez podjęcia jednocześnie uprawnień kierowniczych i odpowiedzialności kierowniczej za przedmiot kontroli.

Zasada kontroli „na przyszłość”. Kontrola musi być nastawiona na unikanie odchyleń zarówno bieżących, jak i w przyszłości. Kontrola tak samo jak planowanie musi patrzeć w przyszłość. Zasadę tę często się pomija, głównie dlatego, że kontrola opierała się na danych księgowych i statystycznych, a nie na prognozach i przewidywaniach, przy czym kierownicy z dokładnością do kilku miejsc po przecinku obliczali to, co należy osiągnąć na podstawie zdarzeń w przeszłości. Rozumienie planowania jako czegoś wybiegającego w przyszłość a kontroli, jako czegoś patrzącego wstecz jest nonsensem. Przy braku metod przewidywania przyszłości, odwoływanie się do przeszłości w oparciu o założenie, że „to, co jest przeszłością, jest wstępem do przyszłości”, jest bardziej wskazane niż brak jakiegokolwiek spojrzenia. Jednak kierownicy próbujący sprawować kontrolę nie mogą zadowalać się stosowaniem sprawozdań z przeszłości, które są wystarczające dla celów podatkowych oraz określenia zysków akcjonariuszy.

Idealny system kontroli powinien działać na zasadzie natychmiastowego sprzężenia zwrotnego, tak jak serwomechanizm w maszynie, co umożliwiłoby korygowanie odchyleń zanim te odchylenia nastąpią. Przy braku serwomechanizmów dla celów zarządzania, kontrola może być oparta na przewidywaniach opracowanych na taki czas w przyszłości, aby mogła objąć również tendencje do odchyleń w czasie odpowiednim do podjęcia działania. Chociaż bowiem prognozy są zawsze mniej lub więcej niedokładne, ich użyteczność dla celów kontroli jest niewątpliwie większa niż opieranie się o przeszłość. Wiele przedsiębiorstw opiera się o przewidywania gotówkowe i wiele z nich unika bankructwa przewidując braki gotówki i unikając ich. Techniki nowe, takie jak PERT, przyczyniają się również do ulepszenia kontroli wybiegającej w przyszłość.

Leave a Reply