Systemy kontroli muszą być ekonomiczne

Kontrola musi być warta tego, ile kosztuje. Chociaż to wymaganie jest proste, zastosowanie go w praktyce jest często skomplikowane, gdyż kierownik może mieć trudności w uzyskaniu informacji, zarówno co do wartości systemu kontroli, jak też i co do kosztów związanych z jego funkcjonowaniem. Ekonomiczność kontroli jest względna, gdyż zmienne są korzyści zależnie od wagi działalności, wielkości przedsiębiorstwa, wysokości wydatków, na które można sobie pozwolić wtedy, gdy nie ma kontroli oraz wkładu do osiągnięcia ogólnych zadań jaki może dawać system.

Małe przedsiębiorstwo nie może sobie pozwolić na tak szeroki zakres kontroli, jaki stosuje się w dużych przedsiębiorstwach. Pracochłonne wykresy i szczegółowe analizy wykorzystywane przez kierownictwo Monsanto Chemical Company lub The Dupont Company wymagają niewątpliwie inwestycji idących w setki tysięcy dolarów i wydaje się co roku wiele tysięcy, aby uzyskać obraz aktualnej sytuacji. Kosztowne przygotowania, zatwierdzanie i zarządzanie skomplikowanym systemem kontroli budżetowej może być bardzo opłacalne dla dużego przedsiębiorstwa lecz zupełnie nieekonomiczne dla małego. Podobnie dyrektor finansowy może uważać, że wiele tysięcy dolarów słusznie wydano na zapewnienie przedsiębiorstwu dopływu danych dotyczących przeszłości i prognoz odnośnie przepływu gotówkowego i inwestycji kapitałowych, lecz w tym samym przedsiębiorstwie mogą być nieopłacalne niewielkie wydatki związane z pozbyciem się urządzeń zużytych moralnie.

Ze względu na to, że w systemach kontroli czynnikiem ograniczającym jest względna opłacalność, ta z kolei zależeć będzie w dużym stopniu od tego, czy poszczególni kierownicy odpowiednio dobiorą czynniki strategiczne w ważnych dziedzinach. Jeśli kontrola będzie dostosowana do zadań jakie ma spełniać i do wielkości przedsiębiorstwa, będzie ona chyba opłacalna. Z drugiej strony, jedna z większych oszczędności w przedsiębiorstwach-olbrzymach wynika z faktu, że przedsiębiorstwa takie mają możliwości wydatkowania dużych sum na skomplikowane systemy kontroli. Zdarza się jednak często, że wielka ilość problemów, szerszy zakres planowania, trudności w koordynowaniu planów i zły system informacji służącej zarządzaniu wymagają w dużych przedsiębiorstwach tak kosztownych systemów kontroli, że ich wydajność w stosunku do kontroli w małym przedsiębiorstwie jest niska.

Leave a Reply